Competências

7 dicas para ser produtivo

Antes de começarmos, deixo-te alguns mitos sobre o que é ser produtivo:

Ser produtivo não é fazer muitas coisas ao mesmo tempo

Ser produtivo não é só estar ocupado.

Ser produtivo não é fazer mais coisas em menos tempo

Produtividade é sobre os resultados que conseguiste atingir no tempo que gastaste e não apenas um elevado número de tarefas concluídas. 

Ou seja, produtividade tem mais a ver com eficácia e não apenas com quantidade de trabalho. 

As 7 dicas para ser mais produtivo/a que vou partilhar contigo de seguida, são um resumo das estratégias e ferramentas que uso no meu dia-a-dia. 

Foi quando comecei o meu negócio que senti ainda mais a necessidade de organizar melhor o meu dia-a-dia e torná-lo mais produtivo para conseguir mais clientes. As responsabilidades da minha vida pessoal misturavam-se com as minhas novas obrigações e responsabilidades profissionais. 

Andava ao sabor da maré e muitas vezes instalava-se o verdadeiro caos! Ficava exausto e desmoralizado. Tinha aquela sensação de que não tinha feito nada de produtivo durante o meu dia e isto repetia-se, cada mais vez mais, a cada dia. 

Decidi parar de procrastinar e pôr mãos-à-obra. Sabia o que tinha de fazer, só faltava pôr em prática para começar a ter sucesso nas vendas. E assim que o fiz, comecei a ter ao fim do dia aquela sensação incrível de missão cumprida. 

1.Define objetivos SMART

Traduzido do inglês, SMART é o acrônimo para: específico, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Definir objetivos é uma tarefa por si só complexa, mas de extrema importância para nos mantermos motivados, focados e em constante evolução!

Um objetivo SMART:

Nos próximos 3 meses, aumentar em 10% o número de seguidores da página de Facebook, recorrendo a publicações promovidas.

Este objetivo é:

  1. Temporal porque tens um prazo e assim evita-se a procrastinação e o caos! E consegues perceber num determinado espaço de tempo a evolução do teu trabalho e se estás perto de atingir os resultados que desejas.

2. Mensurável porque quantificas os resultados que pretendes atingir sabes exactamente o que queres alcançar. 

Imagina que defines este objectivo: Nos próximos 3 meses quero aumentar o número de seguidores no Facebook. Tudo bem, então se o número de seguidores aumentar em mais 2 sentes que o teu objectivo foi atingido? E se aumentar 10, está mais próximo do que entendes necessário para expandir o teu negócio?

3. Atingível porque foi à partida definido numa base realista e já com algumas ideias em mente de como o atingir. 

4. Relevante porque poderás querer aumentar o número de seguidores para introduzir um novo produto ou para potenciar interação. Importa é querer criar impacto real. 

5. Específico porque quanto mais vago ou amplo for um objetivo mais dificuldades teremos em atingi-lo. 

2. Cria uma lista de tarefas

Basicamente, uma lista de tarefas é uma lista de coisas que tens de fazer com urgência. É uma ferramenta extremamente acessível e que pode ter um impacto enorme na tua produtividade! 

Os benefícios de uma lista de tarefas não se esgotam no âmbito profissional. Aliás a ideia é organizar melhor tanto a vida pessoal como a profissional para que ambas as áreas sejam beneficiadas, proporcionando-te uma melhor qualidade de vida. 

Algumas das principais vantagens de criar uma lista de tarefas:

  1. Acabam-se aquelas atividades que ficam esquecidas
  2. Priorizas o que é realmente é importante
  3. Agrupas tarefas semelhantes e poupas tempo e recursos
  4. Acompanhas os teus progressos e de uma forma rápida verificas as tarefas que já deste por concluídas e as que te faltam ainda concretizar.
  5. Tens uma visão geral do que tens para fazer e podes reagendar tarefas casos surjam imprevistos.

Queres saber mais sobre como construir uma lista de tarefas: os passos que tens de tomar, exemplos e outras dicas de gerenciamento de tempo? Então clica em Como construir uma lista de tarefas eficaz 

divide projetos

3. Divide grandes projetos em tarefas menores

Muitas vezes, tarefas de maiores dimensões, por parecerem demasiado difíceis, são uma das principais razões por que tendencialmente procrastinamos.

Então, quando não souberes por onde começar, começa por dividir. Aumenta a tua produtividade dividindo grandes tarefas em tarefas menores e mais acessíveis.

Dou-te um exemplo prático: vamos imaginar que a tarefa é publicar um artigo sobre um determinado tema que exige alguma pesquisa e estudo prévio. Esta tarefa pode ser facilmente dividida nas seguintes tarefas de menores dimensões:

  • Procurar palavras-chave relacionadas com o tema
  • Ler os 5 primeiros resultados do Google sobre o tema
  • Anotar e organizar as ideias gerais que resultem da pesquisa e fazer um esquema
  • Anotar pensamentos específicos sobre cada ideia geral, usando tópicos
  • Desenvolver os tópicos
  • Reunir a informação de forma coerente e acessível
  • Publicar

4. Levantar cedo para aproveitar o tempo

Não vais acreditar mas levantar da cama bem cedo pode ser o ponto de viragem para organizares melhor o teu dia e torná-lo mais produtivo. 

Muitos estudos indicam que menos stress e mais produtividade são apenas alguns dos benefícios de acordar cedo, pelas 5h/ 6h da manhã, dizem alguns.  Mas há outros benefícios:

  1. A ciência confirma, de manhã a nossa capacidade mental está completamente restabelecida, assim como os nossos níveis de concentração.
  2. Mais tempo para fazer exercício físico. Alguns exercícios de alongamento ao longo do dia, vão ajudar-te a corrigir posturas e a aliviar tensões acumuladas. 
  3. Se aliarmos o levantar cedo a uma lista de tarefas vamos conseguir gerir melhor todos os nossos compromissos e tarefas sem pressão e sem pressas, começando pelo que é mais importante e evitando o estado de urgência. Tudo que se torna urgente só te vai causar stress e consumir doses excessivas de energia.
  4. E finalmente, muito importante, ao levantarmo-nos cedo, seremos sempre dos primeiros a começar o dia e vamos estar dois passos à frente dos outros.
delegação

5. Delegar tarefas

Delegar uma tarefa pode ter um impacto muito positivo na nossa produtividade

A centralização, controlo absoluto de todos os processos, e o multitasking são caminhos perigosos. Podem levar a um empobrecimento da nossa vida profissional e até mesmo pessoal, pelas consequências que daí advêm: perda de controlo, excesso de trabalho, falta de eficiência, burnout, etc. 

Se na tua planificação constam atividades que não tens obrigatoriamente de executar tu próprio, delega. Aquelas atividades repetitivas, que te esgotam uma quantidade de tempo considerável, delega. 

Porque, imaginado que tens um negócio, ao não teres de lidar com obrigações mecânicas poderás contar com mais horas disponíveis para cuidar da parte estratégica. Terás mais tempo para desenhar ações que aproximem o teu negócio do teu público-alvo e o conquistem.

Com as tarefas bem distribuídas, o principal benefício é um aumento de produtividade.

6. Eliminar as “tarefas” que roubam tempo

Algumas não são tarefas, são distrações. Que não são inofensivas mas sim dos maiores inimigos da produtividade. 

Alguma vez reparaste que assim que inicias sessão numa rede social o tempo voa!? Aqueles “são só 5 minutos para desanuviar” convertem-se facilmente num quarto de hora ou mais até?!

Ou então, quando a meio de uma tarefa te lembras que tens de fazer um pagamento. É algo importante mas tem mesmo de ser naquele momento? 

Questiona-te: será que ler aquele e-mail sobre curiosidades é assim tão importante?

Será que não posso fazer aquele telefonema mais tarde?

Etc, etc, etc. 

Uma forma de reduzirmos as distrações é criar uma “lista de distrações”. Deves ir criando ao longo do teu dia enquanto trabalhas, anotando sempre que te ocorre um pensamento que te distrai do que estás a fazer. Até pode ser algo importante que precises de incluir na tua planificação futura mas não é importante no preciso momento. 

Outra forma ainda mais fácil e imediata, é simplesmente desligar as notificações! Desligar a internet até se te for possível. Colocar o telemóvel afastado da zona de trabalho

Outra solução é definires pausas. Um tempo livre entre blocos de trabalho são de extrema importância. 

De seguida, vou falar-te da filosofia de Pomodoro. Quando aplicada é uma forma de gerir momentos de trabalho e de pausa, de forma a cumprires os teus objetivos diários de uma forma produtiva mas também equilibrada.

7. Técnica Pomodoro: uma técnica de gerencimento de tempo com mais de 40 anos

Esta técnica que tem fãs em todo o mundo.

A filosofia da técnica Pomodoro é simples: dividir o dia de trabalho em pequenos blocos de tempo (chamados Pomodoros) onde cada bloco é usado para realizar uma tarefa de cada vez.

Trabalhas 25 minutos, relaxas 5 minutos.

Depois, mãos à obra de novo para mais 25 minutos e assim sucessivamente. Quando completas quatro Pomodoros, és o/a feliz contemplado/a com uma pausa de 15-20 minutos!

25 minutos é um período de tempo razoável, nem muito longo, nem demasiado curto que não permita completar a mais pequena tarefa. O mais importante é criar esta rotina de trabalho-pausa para manter eficiência e produtividade ao longo da jornada. 

No entanto, nada te impede que, ao longo do tempo, faças ajustes e definas blocos de trabalho mais longos, desde que mantenhas alguma coerência nos tempos das pausas.

A ciência mostra que conseguimos manter os níveis de concentração durantes uns 50 a 60 minutos. Tem apenas em conta o tipo de tarefa que estás a executar, olhando à maior ou menor exigência mental e física que envolve.

produtividade

Conclusão

Há ferramentas de gestão eficaz do tempo e estratégias que podemos usar no nosso dia-a-dia que vão ter um impacto muito positivo na nossa produtividade e por consequência no sucesso da nossa vida pessoal e também profissional. 

Ao aumentares a tua produtividade vais melhorar a tua eficiência mas, como tudo na vida, para ocorrer uma mudança tem de haver força de vontade.

Neste artigo partilhei contigo 7 dicas para ser mais produtivo. São 7 dicas de gerenciamento de tempo que deves aplicar ou quem sabe reinventar. Cada um de nós deve procurar as técnicas de gestão de tempo que melhor satisfazem as nossas necessidades e se encaixam melhor na nossa realidade. 

E lembra-te, não nos tornamos produtivos da noite para o dia mas sim dia a dia, cada vez mais e mais. Por isso nunca desistas! Método e consistência são fundamentais para chegarmos mais longe e chegar mais longe é sempre possível. 

Brindemos ao teu sucesso!

E tu, o que quais são as técnicas que utilizar para ser mais produtivo ?

Diz-me, deixando um comentário em baixo!