Competências

Como Construir Uma Lista de Tarefas Eficaz

Se bem te recordas, no artigo 7 Dicas Para Ser Mais Produtivo, fiz referência a este artigo de como construir uma lista de tarefas eficaz.

Descobre como ser mais produtivo

Para mim esta é uma das ferramentas de produtividade mais importantes. Quando decidi começar a organizar melhor o meu dia-a-dia estava numa fase complicada. Tinha começado um negócio, o que é óbvio que absorvia grande parte do meu foco mas estava a perder a minha vida pessoal por completo, o meu descanso, o meu tempo em família, as atividades que gosto de fazer e isso começou a refletir-se no meu bem estar físico e mental e por consequência, começou a ter implicações no meu rendimento profissional.

Já tinha ouvido falar sobre a importância de construir uma lista de tarefas eficaz mas até então a única lista que fazia era a de compras e nem sempre! 

Decidi investigar mais sobre o assunto, e este artigo de como construir uma lista de tarefas eficaz é em parte esse estudo que fiz e as experiências que me tem trazido. 

Com a informação que vou partilhar de seguida, terás as informações necessárias para construir uma lista de tarefas completa e eficaz. 

Este artigo inclui exemplos práticos e também alguns templates de listas de tarefas, que deverás encarar como bases para criares o teu próprio template. Um template ajustado à tua realidade e necessidades pessoais, profissionais e/ ou académicas. 

Vamos começar por recordar a importância de construir uma lista de tarefas eficaz:

  1. Evitas que alguma tarefa seja esquecida
  2. Priorizas o que é realmente é importante
  3. Agrupas tarefas semelhantes
  4. Acompanhas os teus progressos de uma forma imediata
  5. Tens uma visão geral do que tens para fazer e podes reagendar tarefas casos surjam imprevistos.

Agora sim, avançamos para os critérios aos quais uma lista de tarefas deve obedecer para que seja realmente uma ferramenta valiosa para o teu dia-a-dia de forma a seres cada vez mais produtivo. 

lista diária

Critérios para criar uma lista de tarefas

Elege o suporte mais fácil para ti

Pode ir de um básico blocos de notas em papel, se for mais conveniente para ti, até uma aplicação para telemóvel ou para computador se for mais viável. Importa é que esteja num suporte que esteja facilmente à mão e que te sintas à vontade de usar. 

Se a forma mais acessível para ti é papel e caneta vê agora as opções que melhor se adaptam às tuas necessidades mas também as vantagens e desvantagens de cada um delas. 

Lista de tarefas básica diária 

Como a que vês na imagem abaixo. Uma listagem diária de todas as tarefas que tens de executar, sem ordem específica, prioridade ou definição de tempo de execução/ prazos.

planificação diária

Exemplo de uma lista de tarefas diária básica

Vantagens:

  • É simples, acessível e uma boa forma de começar para não te esqueceres de de nenhuma tarefa.

Desvantagens: 

  • É limitada porque não tens noção do grau de prioridade de cada tarefa, nem prazos, nem os recursos que precisas para a realizar
  • Se tiveres uma tarefa de grandes dimensões e precisares de a dividir não consegues fazer uma planificação a médio-longo prazo.
  • Se houver mais pessoas envolvidas na tarefas, terás dificuldade em partilhar a lista de tarefas.

Podes sempre introduzir numa lista de tarefas básica algum indicador de prioridade, numerando-as.

planificação semanal

Outra opção é uma planificação semanal, ou seja uma lista de tarefas para cada dia da semana. 

Vantagens:

  • Planificação a médio prazo
  • Útil quando tens tarefas de alguma dimensão que precisam de ser sub-divididas
  • Visão mais geral das tarefas o que ajuda caso tenhas de fazer reajustes

Desvantagens:

  • Continua a ser limitada quando toca a ser compartilhada com outros intervenientes caso existam.

Podes tu próprio/ a desenhar a tua lista de tarefas colocando campos como: data, hora, prazo, prioridade, responsável, recursos, estado, etc.

O Evernote: uma ferramenta digital para organizar as tuas tarefas

ferramenta digital

O Evernote é uma plataforma organizacional disponível em vários os sistemas operacionais com o mínimo de utilização no mercado: Android, iPhone (iOS), Windows Phone, Windows, MacOS e Web. 

evernote

Existem, neste momento, três tipos de contas:

  1. Conta basic: gratuita

Esta conta permite, para além das habituais anotações, sincronizar entre dois dispositivos, pesquisar, formatar as anotações, clipping e tem limitações de tamanho de anotações de 25MB.

  1. Conta Premium: paga

Esta conta assimila as funcionalidades da conta basic e acrescenta mais algumas como: sincronização ilimitada, acesso às anotações offline, pesquisa de textos em documentos PDF e o tamanho máximo das anotações ascende aos 200MB. 

  1. Conta Business: paga

Esta conta é indicada para quem desenvolve trabalho colaborativo na empresa. Associado às funcionalidades da conta premium, esta conta vai mais longe e permite: trabalhar em conjunto em espaços partilhados, ver o histórico de actividades da equipa e administrar a equipa e o acesso a dados, entre muitas outras. 

O programa é uma espécie de banco de anotações para tudo o que quiseres. Ao invés de te perderes numa selva de post-its, o Evernote permite-te anotar e catalogar informação de uma forma eficiente. 

As suas funcionalidades vão desde recolher, organizar e anotar informações no teu computador ou telemóvel, ou até mesmo através do website, sincronizando tudo, com uma base de dados virtual só tua. Ou seja, podes ter acesso a esta aplicação enquanto estás sentado na tua secretária a trabalhar no teu computador ou enquanto estás sentado numa sala de espera a aguardar seres atendido num qualquer serviço. Pode-se dizer que é uma aplicação onipresente e uma verdadeira central para organização do teu dia-a-dia. 

O Evernote cresceu imenso ao longo dos anos e neste momento consegue, na sua capacidade máxima de funcionalidades: 

  • Substituir apps de agenda, criando anotações que podem ser complementadas com recurso a imagem e gravação de áudio (lembretes por voz)
  • Criação de notificações para que nunca te esqueças de nenhuma actividade
  • Incorporação de serviços como o Google Docs
  • Partilha de de notas com colaboradores da mesma empresa
  • Armazenamento de dados de tarefas, concluídas e por concluir
  • Arquivamento de textos, artigos web para consulta posterior
  • Entre outras mais.

Para além destas funcionalidades que te falei acima gostaria de destacar estas quatro que fazem com que o Evernote se demarque de outras aplicações do género:

  1. Onipresença 

Se passas muito tempo em deslocações e nem sempre consegues ter acesso à Internet, o Evernote funciona offline e sincroniza as tuas anotações com a nuvem assim que possível.

  1. Web Clipper

Se o teu trabalho envolve muita pesquisa web vais gostar de saber que o Evernote também pode servir como ferramenta de clipping, ou seja, ele pode guardar páginas web, artigos e outros tipos de conteúdo para leitura posterior.

  1. Pesquisa

Uma das funcionalidades mais úteis do Evernote é sua pesquisa, principalmente se utilizas bastante a sua funcionalidade de clipping. 

Sem te dares conta, a dada altura já terás imensas páginas web guardadas, sobre inúmeros temas. 

Esta funcionalidade também funciona com as tuas anotações. Com uma simples pesquisa consegues aceder a todas as anotações que estejam relacionadas com o termo ou assunto que pesquisaste. 

O Evernote pesquisa inclusivamente texto dentro de PDFs e tem prioridade de reconhecimento óptico de imagens para clientes com conta Premium.

  1. Digitalização de documentos

Com esta funcionalidade, podes fazer cópias de segurança de documentos importantes como: recibos, garantias, etc. 

Constrói lista de tarefas eficazes que estejam de acordo com a tua realidade

Isto é muito importante. Imagina que tens de dividir o teu tempo entre trabalho fora de casa e actividades domésticas, acompanhamento de filhos se os tiveres, ou até mesmo dois part-times. Se criares uma lista infindável de tarefas para concluir num só dia, a probabilidade de as executares todas diminui e, pelo contrário, os teus níveis de insatisfação aumentam. 

É mais proveitoso e adequado criar listas que tenham em conta o tempo disponível para cada uma dessas actividades. O dia tem 24h e não 30 ou 40. Então importa gerir de forma inteligente e eficaz os vários quadrantes da tua vida diária.  

Os prazos na tua lista de tarefas

Por si só, os prazos podem ajudar-te a estipular o tempo de que dispões para que não te vejas em apertos escusados. Um prazo pode indicar-te se precisas considerar uma tarefa prioritária em relação a outras ou não. Há quem se apoie na “pressão da última hora” mas escusado será dizer-te que caso surja um imprevisto…

Lê atentamente o tópico seguinte, vai ajudar-te a priorizar tarefas e no final de o leres saberás exactamente onde colocar essas tarefas com prazos definidos.

Priorizar tarefas

A imagem acima representa a Matriz de Eisenhower. Eisenhower foi o 34º Presidente dos EUA e criou esta matriz para organizar o seu tempo e priorizar as tarefas do seu dia-a-dia. 

De acordo com esta matriz devemos organizar as nossas tarefas tendo em conta estes quatro quadrantes baseados na evidente importância e urgência de cada tarefa ou suas ausências.

Esta é uma das muitas abordagens que ajuda a decidir o que deve ser:

  • Executado de imediato (importante e urgente): dedica todos os teus esforços a resolvê-las o quanto antes.
  • Programado (importante, mas não urgente): este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo porque são tarefas que nos permitem avaliar, planear e executar eficientemente.
  • Delegado (não importante, mas urgente): mesmo sendo urgentes, algumas actividades podem ser verdadeiras consumidoras de tempo. 
  • Eliminado (não importante e não urgente): Televisão e redes sociais são apenas dois de muitos exemplos de actividades que não são importantes nem urgentes mas que servem de distratores. Cuidado com elas!

As tarefas que não concluíste

Atenção, neste ponto o foco não é a culpa mas sim a aprendizagem! Qual foi a razão? O que poderás fazer no futuro para evitar que se repita?


Falhar faz parte do processo e é mais produtivo aceitar e converter a falha em algo positivo. Mais do que identificar o que falhou, corrigir e reinventar métodos e processos, analisar o envolvente e criar cenários criativos para solucionar problemas. A experiência que advém deste jogo contínuo de ajustes e melhorias vão dar-te uma bagagem maior que poderás usar noutras circunstâncias. 

Conclusão

Por último gostaria de te deixar uma recomendação, caso optes por uma lista de tarefas diariamente. Se o fizeres, reserva alguns minutos ao final do dia para construir a tua lista de tarefas eficaz para o dia seguinte e a cada manhã já terás tudo pronto para começar sem perdas de tempo!

Outro aspecto também considero muito interessante. Na lista que criares, seja em que suporte for, anota o tempo que demoraste a executar cada tarefa. Pelo menos nos primeiros tempos até conseguires ter uma melhor percepção de como evolui o teu trabalho e assim mais facilmente evitas excessos e defeitos. 

Isto é especialmente importante porque cada um de nós tem o seu próprio ritmo e deve ser respeitado. 

Se determinares previamente o tempo que irás dedicar a determinada tarefa, então determina um período de tempo plausível mas não deixes espaço para procrastinação.

Construir uma lista de tarefas eficaz requer prática e só assim, aprimorando a tua lista continuamente, poderás chegar a um equilíbrio saudável na tua vida quotidiana.

Brindemos ao teu sucesso!

E tu, o que achas ?

Diz-me, deixando um comentário abaixo!